{"id":32638,"date":"2011-05-05T14:26:49","date_gmt":"2011-05-05T12:26:49","guid":{"rendered":"http:\/\/www.hier-luebeck.de\/?p=32638"},"modified":"2011-05-10T07:13:50","modified_gmt":"2011-05-10T05:13:50","slug":"unternehmen-haben-die-e-mail-flut-nicht-im-griff","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hier-luebeck.de\/index.php\/unternehmen-haben-die-e-mail-flut-nicht-im-griff\/","title":{"rendered":"Unternehmen haben die E-Mail-Flut nicht im Griff"},"content":{"rendered":"<ul>\n<li><strong><em><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Aktuelle Studie  von TNS Emnid und Iron Mountain zeigt Nachholbedarf im Umgang mit der  elektronischen Nachricht<\/span><\/em><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><em><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\"> <\/span><\/em><\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong><em><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">5 Tipps zu den  wichtigsten Funktionen eines effizienten  E-Mail-Managements<\/span><\/em><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\"> <\/span><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: x-small;\">Neu-Isenburg bei Frankfurt, 05. Mai  2011 \u2013<\/span><\/strong> L\u00e4ngst geh\u00f6ren Massen von E-Mails zum Gesch\u00e4ftsalltag  und die Menge der elektronischen Nachrichten nimmt weiter zu. Analysten  erwarten, dass bis 2012 ein Mitarbeiter eines gro\u00dfen Unternehmens  durchschnittlich 200 E-Mails am Tag erh\u00e4lt. Aber nicht die Menge allein stellt  Unternehmen wie Mitarbeiter vor Herausforderungen. Denn die Rolle der E-Mail hat  sich gewandelt: L\u00e4ngst sind sie kein reines Kommunikationsinstrument mehr,  sondern haben vielmehr gesch\u00e4ftsrelevante Bedeutung. <!--more-->Wie aber gehen Unternehmen  und Mitarbeiter aktuell mit dem \u201eProblem\u201c E-Mail um und haben sie es im Griff?  Diesen Fragen ist Iron Mountain, weltweiter Anbieter von Services f\u00fcr das  Informationsmanagement, zusammen mit dem Marktforschungsunternehmen TNS Emnid in  einer aktuellen Studie* nachgegangen. Befragt wurden Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer und  Abteilungsleiter aus den Branchen Industrie, Handel und Dienstleistung. Das  Ergebnis: Die meisten Unternehmen sind mit der E-Mail-Flut  \u00fcberfordert.<\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Fehlende Regelung im Umgang mit  E-Mails<\/span><\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Nur knapp 12 Prozent der befragten Unternehmen haben  eine verbindliche Regelung f\u00fcr\u00a0 den Umgang mit gesch\u00e4ftlichen E-Mails. Damit  \u00fcberlassen fast 90 Prozent ausschlie\u00dflich den Mitarbeitern die Entscheidung,  welche Daten gel\u00f6scht und welche aufbewahrt werden m\u00fcssen. Im Durchschnitt  l\u00f6scht ein Gro\u00dfteil der Befragten (64 Prozent) bis zu 20 Prozent seiner  Nachrichten oder mehr. Dem gegen\u00fcber steht die Anforderung, gesch\u00e4ftsrelevante  Inhalte im Fall einer internen oder externen Pr\u00fcfung jederzeit aus dem  E-Mail-System bereitstellen zu m\u00fcssen. Die Beurteilung gesch\u00e4ftsrelevanter Daten  ist jedoch nicht selbstverst\u00e4ndlich und erfordert Know-how, das nicht  grunds\u00e4tzlich vorausgesetzt werden kann. Hinzu kommen vorgeschriebene  Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Regelungen wie der digitalen  Betriebspr\u00fcfung (GDPdU) oder den Grunds\u00e4tzen ordnungsm\u00e4\u00dfiger Buchf\u00fchrung (GoBS).  Nachholbedarf in Sachen interne Richtlinien f\u00fcr das E-Mail-Management erkennen  aber nur 37 Prozent der Unternehmen ohne bestehende Regelung. Damit ignoriert  ein Gro\u00dfteil die Bedeutung solcher Vorgaben f\u00fcr den  Gesch\u00e4ftsbetrieb.<\/span><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">L\u00f6schen gegen den  Stress<\/span><\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Die Studie zeigt, dass Mitarbeiter in gro\u00dfen  Unternehmen, vor allem in der Dienstleistungsbranche, mehr als 150 E-Mails am  Tag erhalten. Diese Menge an elektronischen Nachrichten ist f\u00fcr ein Drittel  aller Befragten ein klarer Stressfaktor. Sie haben verschiedene Wege, damit  umzugehen. So liest und beantwortet die Mehrheit (88 Prozent) ihre E-Mails nach  Wichtigkeit beziehungsweise ein Gro\u00dfteil (44,5 Prozent) nach Erhalt. Nur 15  Prozent lassen ihre E-Mails vorsortieren, eine \u00e4hnliche Anzahl (12 Prozent)  liest die neuen Nachrichten im Posteingang nur zu einer bestimmten Zeit. 43  Prozent bearbeiten inzwischen ihre gesch\u00e4ftlichen E-Mails auch von unterwegs auf  mobilen Ger\u00e4ten. Immerhin durchschnittlich 17 Prozent l\u00f6schen E-Mails einfach,  die aus Zeitgr\u00fcnden unbeantwortet geblieben sind. Bei den befragten  Gesch\u00e4ftsf\u00fchrern liegt hier der Anteil sogar bei \u00fcber 30 Prozent. Interessantes  Ergebnis am Rande: Mehr als doppelt so viele M\u00e4nner (22,6 Prozent) wie Frauen  (9,4 Prozent) l\u00f6schen ihre unbeantworteten E-Mails.<\/span><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Defizite bei Sicherheit und  E-Mail-Filter<\/span><\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Die Funktionen eines E-Mail-Systems sehen Unternehmen  mit E-Mail-Management als verbesserungsw\u00fcrdig. Einen besonders gro\u00dfen  Nachholbedarf erkennen die Befragten bei der Sicherheit der Daten und der  E-Mail-Filter-Funktion (41 Prozent) sowie bei der Archivierung (39 Prozent). Im  Vergleich sind die Entscheider der Gesch\u00e4ftsleitungsebene mit den genannten  Funktionen ihres E-Mail-Systems weniger zufrieden als die Abteilungsleiter. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">\u201eE-Mails sind schon l\u00e4ngst mehr als Nachrichten, sie  sind gesch\u00e4ftsrelevante Dokumente. Dennoch ignorieren etliche  Unternehmensverantwortliche diese Tatsache und gehen mit dem Thema nachl\u00e4ssig  um, wie unsere Studie zeigt\u201c, sagt Anke Mittelst\u00e4dt, Manager Marketing Europe,  Digital bei Iron Mountain. \u201eZuk\u00fcnftig werden E-Mails aber immer mehr in den  Fokus gesetzlicher Regelungen r\u00fccken, beispielsweise wenn Ende Juni der Zwang  zur Signatur bei elektronischen Rechnungen f\u00e4llt. Wer darauf verzichtet, muss  dann selbst daf\u00fcr sorgen, dass Herkunft und unver\u00e4nderter Inhalt gepr\u00fcft werden  k\u00f6nnen. Unternehmen sollten sich deshalb rechtzeitig darauf vorbereiten und  bereits jetzt ein professionelles E-Mail-Management  einf\u00fchren.\u201c<\/span><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">5 Tipps f\u00fcr effizientes  E-Mail-Management<\/span><\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Ein professionelles E-Mail-Management kann bei der  Bew\u00e4ltigung aktueller Herausforderungen unterst\u00fctzen. Auf welche Funktionen  Unternehmen dabei besonders achten sollten, zeigt Iron Mountain anhand der  folgenden 5 Tipps:<\/span><\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\"><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">1. Die E-Mail-Archivierung nicht dem Nutzer  \u00fcberlassen<\/span><\/span> \u2013 die Archivierung der E-Mails sollte \u00fcber eine  professionelle L\u00f6sung erfolgen, welche die Inhalte automatisch archiviert. Damit  sind auch E-Mails gesichert, die der Mitarbeiter aus seinem Postfach gel\u00f6scht  hat. Wichtig dabei: Die Archivierung sollte auf separaten Speichermedien und  nicht einfach auf dem Unternehmensserver erfolgen.<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\"><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">2. Den Aufwand beim E-Mail-Management gering  halten<\/span><\/span> \u2013 Administratoren sollten alle Funktionen und  Einstellungen an den E-Mail-Systemen der Mitarbeiter zentral verwalten k\u00f6nnen.  Hierf\u00fcr gibt es L\u00f6sungen wie beispielsweise NearPoint, die das \u00fcber eine  einheitliche Plattform erm\u00f6glichen. So lassen sich auch ganze Mailboxen mit  einem Klick wiederherstellen.<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\"><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">3. Individuelle E-Mail-Regeln  definieren<\/span><\/span> \u2013 mit einem professionellen E-Mail-Management  sollten sich spezifische, automatisierte Regeln erstellen lassen. Beispielsweise  der Turnus, wann und wie oft welche Postf\u00e4cher im Unternehmen archiviert werden.  Klar formulierte unternehmensinterne Vorgaben erg\u00e4nzen die automatisierten  Regeln und erleichtern den Mitarbeitern den Umgang mit gesch\u00e4ftsrelevanten  E-Mails.<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\"><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">4. Auf eine umfassende Suchfunktion  achten<\/span><\/span> \u2013 ein E-Mail-Managementsystem sollte eine starke  Suchfunktion haben, die sowohl einfache Stichwortsuche als auch  Begriffskombinationen abdeckt. Dadurch lassen sich archivierte E-Mails schnell  und von jedem Unternehmensstandort oder mobilen Ger\u00e4t aus  finden.<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\"><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">5. Aufbewahrungsregelungen flexibel  halten<\/span><\/span> \u2013 die E-Mail-Archivierung sollte sich an die  Entwicklung eines Unternehmens oder an ver\u00e4nderte gesetzliche Regelungen  flexibel anpassen lassen. Dadurch k\u00f6nnen Administratoren  Aufbewahrungsrichtlinien oder -zeitr\u00e4ume je nach Bedarf  \u00e4ndern.<\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Iron Mountain startet  Europatest<\/span><\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Wie  geht Deutschland im Vergleich zu anderen europ\u00e4ischen L\u00e4ndern mit der  E-Mail-Flut um? Das m\u00f6chte Iron Mountain mit einem Europatest herausfinden.  Interessierte k\u00f6nnen ab sofort unter <\/span><a title=\"http:\/\/www.ironmountain.de\/email-management\" href=\"http:\/\/www.ironmountain.de\/email-management\">www.ironmountain.de\/email-management<\/a> an der Umfrage teilnehmen.<\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: x-small;\">Weitere  Informationen zu Iron Mountain und dem Thema E-Mail-Management finden sich unter <\/span><a title=\"http:\/\/www.ironmountain.de\/email-management\" href=\"http:\/\/www.ironmountain.de\/email-management\">www.ironmountain.de\/email-management<\/a>.<\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: xx-small;\">*TNS Emnid, Iron Mountain, Befragungszeitraum Januar  2011, Region DACH. Befragt wurden 200 Entscheider auf Gesch\u00e4ftsf\u00fchrungs- und  Abteilungsleiterebene aus den Branchen Industrie, Handel und  Dienstleistung.<\/span><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: xx-small;\">\u00dcber Iron  Mountain<\/span><\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: xx-small;\">Iron  Mountain bietet umfassende L\u00f6sungen rund um das Management von Informationen.  Die Experten von Iron Mountain helfen Unternehmen, die f\u00fcr sie geeigneten  L\u00f6sungen f\u00fcr die sichere sowie rechtm\u00e4\u00dfige Aufbewahrung und schnelle  Verf\u00fcgbarkeit ihrer Dokumente und Daten zu finden. Dabei profitieren Kunden  sofort von planbaren Kosten und optimierten Prozessen sowie vom umfassenden  Know-how des Dienstleisters f\u00fcr ein effizientes Informationsmanagement. Als  weltweiter Service-Partner mit mehr als 50 Jahren Erfahrung k\u00fcmmert sich Iron  Mountain sowohl um physische Dokumente als auch digitale Daten und deckt dabei  den gesamten Lebenszyklus der Informationen ab \u2013 von der sicheren Aufbewahrung  bis zur Vernichtung. 1951 gegr\u00fcndet, verzeichnet Iron Mountain inzwischen mehr  als 140.000 Unternehmenskunden in Nordamerika, Europa, Lateinamerika sowie im  asiatisch-pazifischen Raum und verwaltet in seinen Archiv- und Rechenzentren  Milliarden von Daten und Informationen. Weltweit besch\u00e4ftigt Iron Mountain \u00fcber  20.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2010 einen Umsatz von 3,1 Milliarden  US-Dollar. 95 Prozent der Euro Stoxx 50-Unternehmen z\u00e4hlen zu den Kunden von  Iron Mountain. In der Fortune 1000 Liste rangiert Iron Mountain auf Platz  644.<\/span><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: xx-small;\"><a title=\"http:\/\/www.ironmountain.de\/\" href=\"http:\/\/www.ironmountain.de\/\">www.ironmountain.de<\/a><\/span><\/strong><strong><span style=\"font-size: xx-small;\"> <\/span><\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Aktuelle Studie von TNS Emnid und Iron Mountain zeigt Nachholbedarf im Umgang mit der elektronischen Nachricht 5 Tipps zu den<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"colormag_page_container_layout":"default_layout","colormag_page_sidebar_layout":"default_layout","footnotes":""},"categories":[14],"tags":[],"class_list":["post-32638","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-tipps-informationen"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/hier-luebeck.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/32638","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/hier-luebeck.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/hier-luebeck.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hier-luebeck.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hier-luebeck.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=32638"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/hier-luebeck.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/32638\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/hier-luebeck.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=32638"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/hier-luebeck.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=32638"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/hier-luebeck.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=32638"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}