{"id":46496,"date":"2011-10-27T12:09:09","date_gmt":"2011-10-27T10:09:09","guid":{"rendered":"http:\/\/www.hier-luebeck.de\/?p=46496"},"modified":"2011-10-27T12:10:16","modified_gmt":"2011-10-27T10:10:16","slug":"iron-mountain-studie-unternehmen-kampfen-weiterhin-mit-wachsenden-papierbergen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/hier-luebeck.de\/index.php\/iron-mountain-studie-unternehmen-kampfen-weiterhin-mit-wachsenden-papierbergen\/","title":{"rendered":"Iron Mountain-Studie: Unternehmen k\u00e4mpfen weiterhin mit wachsenden Papierbergen"},"content":{"rendered":"<ul>\n<li><span style=\"font-family: Symbol; font-size: small;\">\u00b7<span style=\"font-family: Times New Roman; font-size: small;\"> <\/span><\/span><strong><span style=\"font-size: small;\">Das papierlose B\u00fcro bleibt ein  Wunschtraum<\/span><\/strong><\/li>\n<li><span style=\"font-family: Symbol; font-size: small;\">\u00b7<span style=\"font-family: Times New Roman; font-size: small;\"> <\/span><\/span><strong><span style=\"font-size: small;\">F\u00fcnf Praxistipps f\u00fcr effizientere  Papierprozesse <\/span><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Hamburg, 27. Oktober 2011 \u2013 <\/span><\/strong>Heute ist weltweit papierfreier Tag, der so genannte World  Paper Free Day. Er soll Unternehmen dazu anhalten, Dokumente nur noch in  elektronischer Form zu nutzen. Im Alltag sind papierlose Prozesse jedoch immer  noch ein Wunschtraum. Das zeigt eine aktuelle Studie* von Iron Mountain,  weltweiter Anbieter von Services f\u00fcr das Informationsmanagement. Demnach k\u00e4mpfen  Unternehmen nach wie vor mit der Verwaltung ihrer Papierdokumente. Viele  F\u00fchrungskr\u00e4fte messen dieser Aufgabe zudem einen zu geringen Stellenwert bei.<!--more--><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Knapp die H\u00e4lfte (45 Prozent) der von Iron Mountain  befragten europ\u00e4ischen Unternehmen haben Probleme bei der Verwaltung ihrer  Informationen. 59 Prozent sind besorgt dar\u00fcber, dass die Archivierung von  Papierdokumenten zu viel Platz in Anspruch nimmt. In Deutschland sind es sogar  88 Prozent aller Befragten. Zudem ist in 49 Prozent der Unternehmen in Europa  (40 Prozent in Deutschland) kein zentraler Ansprechpartner f\u00fcr das  Dokumentenmanagement verantwortlich, stattdessen ist die Zust\u00e4ndigkeit \u00fcber  unterschiedliche Abteilungen verteilt. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Das papierlose B\u00fcro bleibt eine Zukunftsvision \u2013  Unternehmen werden auch k\u00fcnftig Papierdokumente erstellen, kopieren und  archivieren. Laut <a title=\"http:\/\/www.aiim.org\/\" href=\"http:\/\/www.aiim.org\/\">AIIM<\/a> (Association of Information and Image  Management) bewahren Unternehmen heute zehn Mal so viele Informationen auf wie  noch vor f\u00fcnf Jahren. Viele sind angesichts der Stapel von Abrechnungsbelegen,  Kundenkarteikarten, Lizenzen und Rechnungen schlichtweg \u00fcberfordert. In  europ\u00e4ischen Gro\u00dfst\u00e4dten beanspruchen Unternehmensunterlagen und Akten immer  mehr Platz in einigen der teuersten Immobilien. Umso wichtiger sind deshalb  effiziente Prozesse f\u00fcr das Management von  Papierdokumenten.<\/span><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">F\u00fcnf praktische Schritte zu  effizienteren Papierprozessen <\/span><\/strong><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">1. \u201ePapierarmes\u201c statt \u201epapierloses\u201c  B\u00fcro<\/span><\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Das papierlose B\u00fcro ist kurz- bis mittelfristig nicht  realisierbar. W\u00e4hrend die Papierarchive immer gr\u00f6\u00dfer werden, steigt auch die  Menge der digitalen Informationen exponentiell an. Gleichzeitig sehen sich  Unternehmen mit immer strengeren gesetzlichen Regelungen hinsichtlich  Aufbewahrungsrichtlinien und sich st\u00e4ndig \u00e4ndernden Gesch\u00e4ftsanforderungen  konfrontiert. Knappe Budgets, veraltete Systeme und Prozesse sowie \u00fcber mehrere  Abteilungen hinweg verteilte Zust\u00e4ndigkeiten erschweren diese Situation  zus\u00e4tzlich. Die pragmatischste L\u00f6sung ist hier ein Hybridmodell, bei dem alle  Arten von Informationen \u2013 physisch und digital \u2013 ber\u00fccksichtigt und im Rahmen  einer koh\u00e4renten Informationsstrategie verwaltet werden. <\/span><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">2. Organisieren und Segmentieren von  Informationen<\/span><\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Viele Unternehmen unterhalten riesige Papierarchive und  wissen nicht, wo sie f\u00fcr ein besseres Management ansetzen sollen. Das Geheimnis  liegt in der Segmentierung. Verantwortliche m\u00fcssen wissen, welche Dokumente  gesch\u00e4ftskritisch sind \u2013 und wo sie sich befinden. Dabei m\u00fcssen sie  unterscheiden zwischen gesch\u00e4ftskritischen Akten, betrieblichen Dokumenten,  aktiven und inaktiven Informationen sowie nicht mehr ben\u00f6tigten Daten, die  vernichtet werden k\u00f6nnen. Mithilfe dessen k\u00f6nnen Unternehmen erste Schritte zur  L\u00f6sung des Papier-Problems umsetzen \u2013 und sicherstellen, dass sich die internen  Ressourcen auf die Verwaltung der wertvollsten Dokumente  fokussieren.<\/span><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">3. Den gesetzlichen Rahmen  kennen<\/span><\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden immer strenger  und komplexer. International t\u00e4tige Unternehmen m\u00fcssen sich zudem mit  unterschiedlichen und sich teilweise widersprechenden Gesetzen in den einzelnen  M\u00e4rkten auseinandersetzen. Sie m\u00fcssen sich einen Weg durch das b\u00fcrokratische  Minenfeld bahnen und sicherstellen, dass sie die rechtlichen Vorschriften  einhalten und wissen, was sie wie und bis wann aufbewahren bzw. vernichten  sollten. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Experten. Diese  k\u00f6nnen dabei helfen, Dokumente gem\u00e4\u00df den jeweils geltenden Regelungen zu  archivieren und Aufbewahrungszeitr\u00e4ume zu steuern. Damit lassen sich Dokumente  \u00fcber ihren gesamten Lebenszyklus hinweg effizient verwalten \u2013 von der Erstellung  bis zur sicheren Vernichtung.<\/span><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">4. Archivieren au\u00dferhalb des  Firmengel\u00e4ndes<\/span><\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Zu den versteckten Kosten f\u00fcr die unternehmensinterne  Einlagerung von Unterlagen kommen die offensichtlicheren Kosten f\u00fcr die Zeit,  die das Personal mit dem Archivieren, Verwalten und Wiederfinden von  Unternehmensakten verbringt. Ein vertrauensw\u00fcrdiger Dienstleister kann hier  unterst\u00fctzen und sich um die meisten eingehenden Papierdokumente unter  Einhaltung aller Compliance-Anforderungen k\u00fcmmern \u2013 bevor diese an das  Unternehmen gehen. Ben\u00f6tigte Dokumente werden dabei digitalisiert und in die  entsprechenden Prozesse, zum Beispiel die Rechnungsabwicklung, integriert.  Weniger h\u00e4ufig verwendete Originalunterlagen kann der externe Partner dagegen  f\u00fcr einen vereinbarten Zeitraum au\u00dferhalb des Unternehmens archivieren und  anschlie\u00dfend sicher vernichten. <\/span><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">5. Vorsicht vor  Pauschall\u00f6sungen<\/span><\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Es gibt keinen K\u00f6nigsweg f\u00fcr die Digitalisierung. Die  g\u00e4ngige Meinung: \u201eDigitalisiere alles, vernichte die Papierdokumente \u2013 und  fertig ist das papierlose B\u00fcro\u201c funktioniert nicht. Im Gegenteil: Dieser Ansatz  f\u00fchrt unweigerlich zu einer \u00dcberinvestition, da Dokumente digitalisiert werden,  die Unternehmen wahrscheinlich nie mehr ben\u00f6tigen. Damit verschlechtert sich die  Situation m\u00f6glicherweise sogar. Anstatt also alle Unterlagen zu scannen, sollten  Verantwortliche herausfinden, wie sich die Informationen f\u00fcr das eigene  Unternehmen am besten nutzen lassen, und erst anschlie\u00dfend in die  Digitalisierung der h\u00e4ufig verwendeten Dokumente  investieren.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">\u201eBevor Unternehmen Ma\u00dfnahmen ergreifen, um ihre  Papiermengen zu reduzieren, m\u00fcssen sie genau wissen, \u00fcber welche Informationen  sie verf\u00fcgen. Dokumente mit hohem Wert oder Risiko sollten dabei separat  behandelt werden. \u201ePapiereffiziente\u201c Unternehmen archivieren  unternehmenskritische Unterlagen sicher au\u00dferhalb des eigenen Standorts,  digitalisieren Papierdokumente und vernichten sowie recyceln diese  gegebenenfalls\u201c, sagt Hans-G\u00fcnter B\u00f6rgmann, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer der Iron Mountain  Deutschland GmbH.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">Weitere Informationen zu Iron Mountain  finden sich unter <a title=\"http:\/\/www.ironmountain.de\/\" href=\"http:\/\/www.ironmountain.de\/\">www.ironmountain.de<\/a>. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: small;\">*<\/span><span style=\"font-size: xx-small;\">Coleman Parks Research, Studie von Iron Mountain zum  Dokumentenmanagement, Oktober 2011, bestehend aus 600 Interviews mit Unternehmen  in den sechs europ\u00e4ischen M\u00e4rkten Frankreich, Deutschland, Niederlande,  Vereinigtes K\u00f6nigreich, Spanien und Ungarn. Im Rahmen der Studie wurden  diejenigen nach ihrer Meinung gefragt, die aktiv am Management von Dokumenten  und Gesch\u00e4ftsinformationen sowie den  entsprechenden Entscheidungsprozessen beteiligt sind. Die Befragten stammen aus  Unternehmen mit 150 \u2013 2.500 Mitarbeitern aus den Branchen Professional Services,  Pharmazie und Versicherungen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: xx-small;\"> <\/span><\/p>\n<p><strong><span style=\"font-family: Arial; font-size: xx-small;\">\u00dcber Iron  Mountain<\/span><\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: xx-small;\">Iron Mountain bietet umfassende L\u00f6sungen rund um das  Management von Informationen. Die Experten von Iron Mountain helfen Unternehmen,  die f\u00fcr sie geeigneten L\u00f6sungen f\u00fcr die sichere sowie rechtm\u00e4\u00dfige Aufbewahrung  und schnelle Verf\u00fcgbarkeit ihrer Dokumente und Daten zu finden. Dabei  profitieren Kunden sofort von planbaren Kosten und optimierten Prozessen sowie  vom umfassenden Know-how des Dienstleisters f\u00fcr ein effizientes  Informationsmanagement. Als weltweiter Service-Partner mit 60 Jahren Erfahrung  k\u00fcmmert sich Iron Mountain sowohl um physische Dokumente als auch digitale Daten  und deckt dabei den gesamten Lebenszyklus der Informationen ab \u2013 von der  sicheren Aufbewahrung bis zur Vernichtung. 1951 gegr\u00fcndet, verzeichnet Iron  Mountain inzwischen mehr als 140.000 Unternehmenskunden in Nordamerika, Europa,  Lateinamerika sowie im asiatisch-pazifischen Raum und verwaltet in seinen  Archiv- und Rechenzentren Milliarden von Daten und Informationen. Weltweit  besch\u00e4ftigt Iron Mountain \u00fcber 20.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2010  einen Umsatz von 3,1 Milliarden US-Dollar. 95 Prozent der Euro Stoxx  50-Unternehmen z\u00e4hlen zu den Kunden von Iron Mountain. In der Fortune 1000 Liste  rangiert Iron Mountain auf Platz 643.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-family: Arial; font-size: x-small;\"><a title=\"http:\/\/www.ironmountain.de\/\" href=\"http:\/\/www.ironmountain.de\/\"><strong title=\"http:\/\/www.ironmountain.de\/\"><span style=\"font-size: xx-small;\" title=\"http:\/\/www.ironmountain.de\/\">www.ironmountain.de<\/span><\/strong><\/a><\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00b7 Das papierlose B\u00fcro bleibt ein Wunschtraum \u00b7 F\u00fcnf Praxistipps f\u00fcr effizientere Papierprozesse Hamburg, 27. 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