Agentur für Arbeit digitalisiert ihre Akten
- · Bearbeitung wird schneller und einfacher
- · Kunden werden gebeten, neue Postleitzahl zu nutzen
Vom Aktenschrank in den Computer: Die Agenturen für Arbeit stellen bundesweit ihre Papier-Akten auf elektronische Akten um, ab 19. November 2012 gehört auch die Agentur für Arbeit Lübeck dazu. „Durch die Digitalisierung können wir Anträge schneller, einfacher und umweltschonender bearbeiten“, erklärt Wolfgang Werner, Vorsitzender der Geschäftsführung. Gleichzeitig bittet er die Kundinnen und Kunden um Unterstützung: „Ihr Anliegen erreicht uns noch schneller, wenn Sie künftig an unsere neue Postleitzahl 23541 statt an unsere Hausanschrift schreiben. Bitte verwenden Sie bei allen Anschreiben an die Hauptagentur in Lübeck oder die Geschäftsstellen in Eutin, Neustadt, Oldenburg und Timmendorfer Strand die Postanschrift: Agentur für Arbeit Lübeck, 23541 Lübeck. Die Briefe, die auf dem bisher üblichen Postweg bei der Agentur ankommen, müssen erst ins Scanzentrum transportiert werden, das dauert einen Tag länger“.
Die Postanschrift der für Lübeck und Ostholstein zuständigen Familienkasse lautet: Familienkasse Bad Oldesloe, 23842 Bad Oldesloe.
Die Postanschrift des Jobcenter Lübeck und Jobcenter Ostholstein ist nicht betroffen.
Die neuen Schriftstücke sowie die dazugehörenden bestehenden Papier-Akten werden eingescannt und zu einer eAkte (elektronische Akte) zusammengefügt. Die eAkte bringt viele Vorteile mit sich, so Werner: Über das interne Computernetz können sich die dafür berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Knopfdruck die gewünschten Unterlagen aufrufen. Dies spare Zeit, da keine Papierakten mehr herausgesucht und transportiert werden müssen. Außerdem wird das für Kopieren benötigte Papier reduziert und weniger Lagerraum benötigt, denn die eingeschickten Unterlagen werden nur noch sechs Wochen aufbewahrt und dann vernichtet. „Deshalb sollten keine Originale mehr eingereicht werden. Außer den ausgefüllten Anträgen und Arbeitsbescheinigungen sollte alles andere nur noch in Kopie beigefügt werden. Zurückgeschickt werden sie nur dann, wenn die Kundin oder der Kunde dies ausdrücklich wünscht“, ergänzt Werner.
Weiterer Pluspunkt der eAkte: Wenn ein Kunde umzieht, sind seine Unterlagen auch am neuen Wohnort sofort verfügbar. Trotz der hohen Flexibilität wird weiterhin sehr genau auf den Datenschutz geachtet, vom Posteingang bis zu den Nutzungsrechten der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Die Bundesagentur für Arbeit verfügt über das größte Computernetz Deutschlands. „Es ist alles gut vorbereitet, insofern gehe ich davon aus, dass die Umstellung reibungslos verläuft. Nichtsdestotrotz lassen sich Anlaufschwierigkeiten bei einem solchen technischen Großprojekt nicht völlig ausschließen“, sagt Agenturleiter Wolfgang Werner. „Mit der Einführung der eAkte nehmen wir eine Vorreiterrolle innerhalb der Bundesverwaltungen ein und erreichen gleichzeitig eine Win-Win-Situation: Wir optimieren unsere internen Abläufe und unsere Kundinnen und Kunden profitieren von der individuellen, ortsunabhängigen Bearbeitung.“
Hintergrund
Bundesweit gibt es in der Arbeitslosenversicherung 22,2 Millionen Kundenakten, die Familienkasse führt weitere 13,2 Millionen. Täglich kommen mehrere Hunderttausend Dokumente hinzu. Im Lübecker Bezirk sind es rund 60.000 Akten und täglich ca. 1.500 Schriftstücke.
Die eingehende Tagespost wird in sieben deutschen Scanzentren in ein elektronisches System eingelesen. Das für die Arbeitsagentur Lübeck zuständige Zentrum ist in Hamburg. Die Dokumente stehen den Sachbearbeiter/innen bereits am Folgetag nach der Digitalisierung zur Verfügung. Ausnahmen sind z. B. ärztliche- und psychologische Gutachten sowie Urkunden. Bereits bestehende Papier-Akten werden digitalisiert, sobald ein aktueller Anlass zur Bearbeitung vorliegt.
