„Büro-Beschleuniger i-talk24“: Die eigenen E-Mails und mehr sprechen statt schreiben!

von Wolfgang Freywald und Harald Rothe

Eingehende E-Mails zu beantworten, dauert jeden Tag länger: Das digitale Business boomt und so soll die Windows-Software i-talk24 dafür sorgen, dass diese lästige Büroarbeit wie nebenbei erledigt wird. „Die eigenen E-Mails werden ab sofort einfach am PC eingesprochen,“ so der Hersteller des Programms.“ Das geht deutlich schneller als das Tippen, ist persönlicher und es bietet viele weitere Vorteile,“ stellt Geschäftsführer Norbert Kloiber, der seine Firma  in Krems-Stein/Österreich hat, sein neues Programm i-Talk24 vor. Der Empfänger erhält in der Mail einen Link, der direkt zur Sprachnachricht führt. „Auf diese Weise spart der Anwender bis zu zwei Stunden Arbeitszeit pro Tag,“ so Kloiber.

Wir prüften, ob es tatsächlich so einfach geht und waren erstaunt: Es stimmt, es geht recht einfach. Doch wenn man wie wir, die Sprachnachrichten nicht auf den iTalk24-eigenen Server, sondern auf den Server des eigenen Providers hochladen will, wird es schwieriger und das sagt der Hersteller des Programm auch. Bei uns hakte es und trotz Support bekamen wir das individuelle Enrichten der FTP-Einstellungen, auch gemeinsam mit einem sachkundigen Mitarbeiter, nicht „gebacken“. „Das ist nicht grundsätzlich bei jedem eigenen Server sein, bei vielen Kunden läuft das Programm auch dort ohne Probleme,“ so der Support. Wenn wir den i-talk24-Server nutzten, gab es keinerlei Probleme, was für die meisten Anwender auch ausreichen dürfte, wenn sie in Kauf  nehmen, dass die Sprachnachrichten outgesourct werden, also nicht auf einem eigenen FTP-Server, auf den man nur selbst zugriff hat, abgelegt werden.

Grundsätzlich ist die Idee witzig, innovativ und gut! Doch zum Einen fällt etlichen Usern die Umstellung vom Schreiben auf das Sprechen schwer und manch ein Anwender schreibt seine E-Mails doch recht schnell, wie wir runter und dann ist sie auch schon „blitzschnell“ auf dem Weg zum Empfänger.

Bei i-talk24 ist es natürlich naturgemäß etwas anders: Das Programm i-Talk24 aufrufen, (vorher muss es noch 1 x an die Bedürfnisse des Users angepasst werden; auch nicht ganz einfach) und der User muss natürlich wissen, was er dem E-Mail-Empfänger sagen will (beim Schreiben kann er noch überlegen), denn Freisprechen kann nicht jeder. Das zu Sagende ins Mikrofon sprechen, evtl. noch einmal anhören, hochladen, den automatisch in die Zwischenablage gelegten Link in die E-Mail einfügen, auf Senden klicken und dann ist die E-Mail auf dem Weg zum Empfänger.

Eine Zeitersparnis war es für uns nicht wirklich (Als Redakteure schreiben wir schnell), doch individueller und exklusiver ist eine solche E-Mail mit Sicherheit. Und Eltern, Onkel und Tanten, die Freundin oder der Freund freuen sich natürlich, die Stimme der/des Lieben oder des Geschäftspartners zu hören. Um ebenso antworten zu können, braucht der/die Gegenüber halt auch iTalk24.

Fazit: Als Spielerei sollte man die Idee in keinem Fall abtun, doch es muß schon genau überlegt werden, so stellten wir in unserem Test fest, wann eine Sprachnachricht angebracht ist. Kurze E-Mails schreiben wir wohl auch zukünftig weiter. Etwas erklärende Nachrichten (…klicken sie bitte hier, dann dort und auch noch hier…“) sind schneller gelesen als angehört, denn  die gesprochenen, erklärenden Schritte (wir erlebten das beim Support) kann man sich nicht alle merken, muss sich als die Sprachnachricht öfters anhören – das nervt. Schluss endlich griffen wir dann doch zum Telefonhörer. Aber wir werden ab sofort geziehlt zwischen Schreib- und Sprach-E-Mail auswählen. Freudige Mitteilungen aber auch unerfreulichere, wie z.B. Mahnungen, Reklamationen uvm., dürften als Sprachnachricht persönlicher ankommen, wenn man denn freundlich bleibt, als eine doch unpersönlichere E-Mail. Und ein interessanter Marketingclou hat i-Talk24 auch noch: Man kauft das Programm einmal und hat dann das Recht auf ein lebenslanges Update.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim E-Mail-Talk.

Kurz zusammengefasst:
– Windows-Software erstellt Sprachnachrichten
– Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link
– Sprachnachricht lässt sich online abrufen
– Gesprochene Mails sparen bis zu 2 Stunden Zeit am Tag
– Online werden die Sprachnachrichten in eigene Seite eingebunden
– Preis: 197 Euro für die Lebenslizenz
– Link: http://www.i-talk24.de

Das tägliche Beantworten der E-Mails gehört zum Geschäft einfach mit dazu. Es frisst aber jeden Tag mehr Zeit. Ab sofort gibt es eine Alternative zum Formulierungs-Schreibblock am Bildschirm und zum Tastensuchkreisen der Finger über der Tastatur: Die Windows-Software i-talk24 erlaubt es, die anfallenden E-Mails einfach zu sprechen.

Das Programm ist kinderleicht zu bedienen. Eine neue Sprachnachricht wird direkt am Rechner – idealerweise mit einem Headset – eingesprochen, digitalisiert und auf den i-talk24-Server hochgeladen. Hier wird die Sprachnachricht in ein persönliches Template eingebunden, das sich mit dem eigenen Foto, den Kontaktdaten, einigen Links sowie Facebook-, Twitter- und RSS-Feed-Button versehen lässt – eine kleine Website mit Zusatzbotschaften gewissermaßen.

Am Ende entsteht eine Kurz-URL, die automatisch in den Zwischenspeicher geladen wird und die sich per E-Mail an den zugedachten Empfänger übersenden lässt. Ein Klick reicht dann beim Empfänger aus, um die Webseite mit der Nachricht aufzurufen. Und ein zweiter Klick spielt sie bereits ab. Alles sehr einfach und schnell umgesetzt.

Norbert Kloiber von i-talk24: “Natürlich lässt sich unser System nicht nur für das Beantworten von Mails verwenden. Die Links mit den Sprachnachrichten lassen sich auch etwa zur Begrüßung der Besucher in die eigene Homepage einbinden oder als gesprochener Kommentar in soziale Netzwerke wie Facebook oder Twitter einfügen. Weniger tippen, mehr sprechen – das macht in vielen Situationen am Rechner Sinn.”

i-talk24: Gesprochene E-Mails gegen Stress im Büro
Wer es nicht mehr schafft, alle eingehenden E-Mails und Anfragen zeitnah zu beantworten, der sollte i-talk24 ausprobieren. Eine Demo erlaubt es, das System ohne Einschränkungen 14 Tage lang zu testen, um die Alltagstauglichkeit auf die Probe zu stellen. Dabei stellen die Anwender schnell fest, dass diese Vorteile für i-talk24 sprechen:

– Sprechen ist schneller als schreiben: Es dauert etwa drei Minuten, eine kurze Standard-Mail zu tippen. Eine Sprachnachricht ist in i-talk24 bereits in 15 Sekunden eingesprochen. Bei entsprechend vielen Mails kann der Anwender so bis zu 2 Stunden Arbeitszeit am Tag sparen. Die Zeit lässt sich für Wesentlicheres einsetzen – etwa zum Geld verdienen.

– Frei formulieren: Nachrichten lassen sich sprechen, ohne groß nachzudenken. Die meisten Deutschen wählen dabei unbewusst die richtigen Stilmittel und Zeitformen. Die Verwendung von “Schriftdeutsch” erfordert deutlich mehr Nachdenken – über Grammatik, Rechtschreibung, Formulierungen und Kommaregeln.

– Persönlichkeit nutzen: Eine gesprochene Nachricht schafft Nähe und sorgt für einen persönlichen Kontakt. Das erzeugt sofort eine Beziehung zu dem, der sich die Nachricht anhört. So öffnet die Sprachnachricht eher Türen als eine geschriebene Mail. Wichtig: Während es bei einem geschriebenen Text oft nicht klar ist, ob er lustig, ironisch, ernst, wütend oder verärgert gemeint ist, steht die soziale Bedeutung beim gesprochenen Wort sofort fest.

Norbert Kloiber: “Natürlich ist es auch bei den gesprochenen E-Mails möglich, mit Vorlagen zu arbeiten. So kann man viele Musterantworten einsprechen, die sich dann im Alltag in Sekundenschnelle an den Mann bringen lassen.”

i-talk24 1.0 steht für Windows XP, Vista und 7 zur Verfügung. Eine Lizenz hält ein Leben lang und schließt alle zukünftigen Updates mit ein.

Homepage: http://www.i-talk24.de