Stichprobeninventur – Test mit überraschendem Ausgang

Der Schraubengroßhändler Max Mothes hat im Jahr 2012 die Stichprobeninventur eingeführt und damit den Zählaufwand um das 333fache gesenkt. Lieferant der Lösung ist die Stat Control GmbH.

Max Mothes. Für viele Kunden bedeutet dieser Name die letzte Rettung auf der Suche nach passender Verbindungstechnik. Der Schraubengroßhändler aus Neuss ist bekannt für sein reich bestücktes Lager und die eigene Fertigung für Spezialartikel. Max Mothes liefert praktisch jede Schraube. Im Lager bevorratet das Unternehmen 90.000 Artikel im Gesamtwert von 15 Mio. Euro. Dafür stehen auf einer Fläche von 12.000 Quadratmetern in vier Hallen 42.000 Fachbodenregalfächer und 15.000 Palettenstellplätze zur Verfügung. Verwaltet wird diese Vielfalt durch das Lagerverwaltungssystem von Navision.

Nahe liegende Lösung
Eine Vollinventur würde hier 20 Tage dauern und 200 Mitarbeiter beschäftigen. So war es jedenfalls in der Vergangenheit, denn 2012 hat Max Mothes die Stichprobeninventur eingeführt. Den Anstoß für die Umstellung gab Logistikleiter Michael Weber. „Als ich im November 2011 bei Max Mothes anfing, machte ich mich sofort auf die Suche nach Einsparpotenzialen“, berichtet Weber, der schon seit 30 Jahren in der Logistikbranche verwurzelt ist. „Das Umstellen der Inventur auf das Stichprobenverfahren war eine sehr nahe liegende Lösung“, so Weber.
Hintergrund ist ein deutsches Gesetz, das Unternehmen die Bestandsaufnahme wesentlich vereinfacht: Paragraph 241 des Handelsgesetzbuchs (HGB) erlaubt das Durchführen von Stichproben-Inventuren. Grundlage dafür ist das Phänomen, dass etwa 20 Prozent aller Lagerpositionen 60 bis 95 Prozent des Lagerwertes repräsentieren. Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand demnach auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden. Voraussetzung ist, das die verwendeten Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen und die Qualität des so aufgestellten Inventars dem Aussagewert einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommt. Durch diese seit 1977 geltende Regel können Unternehmen ihren Inventuraufwand um bis zu 95 Prozent reduzieren.

Fehlbestände machen skeptisch
Dabei erfordert die Stichprobeninventur nur einige wenige betriebliche Voraussetzungen. Wichtig ist, dass im Unternehmen ein IT-basiertes, zuverlässiges Lagerbestandsführungssystem eingesetzt wird. Außerdem sollte das Lager mindestens 1.000 Positionen umfassen und die Differenzen zwischen Buch- und Zählwerten innerhalb der zulässigen Grenzen liegen. „In diesem Punkt waren wir sehr skeptisch“, erinnert sich Weber. Kein Wunder: An einem zuvor aufgelösten zweiten Lagerstandort von Max Mothes waren bei vielen Positionen Überbestände aufgedeckt worden. „Ein weiterer Beweis dafür, dass sich bei Vollinventuren viele Zählfehler einschleichen“, betont Weber.

Vor diesem Hintergrund ermittelte der Logistikleiter im Februar 2012 drei Anbieter von Stichprobeninventursystemen und lud diese ein, ihre Lösungen zu präsentieren. „An den Terminen hatte auch unser Wirtschaftsprüfer teilgenommen, dem es besonders auf die gesetzliche Eignung der Stichprobensoftware ankam“, so Weber. Schließlich dürfen in Deutschland nur Programme mit einem Testat einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eingesetzt werden. Den besten Eindruck hinterließ dabei die in Hamburg ansässige Stat Control GmbH, deren Stichprobeninventursysteme von Pricewaterhouse Coopers (PwC) testiert wurden.

836 statt 90.000 Zählpositionen
„Stat Control war aber auch der einzige Anbieter, der mir auf Basis unserer Zahlen spontan konkrete Aussagen zum voraussichtlichen Zählaufwand machen konnten“, sagt Weber und ergänzt: „Die damalige Schätzung von rund 800 Zählpositionen lag schon sehr nahe am späteren Ergebnis.“ Anhand dieser Zahl konnte Max Mothes den Aufwand der Stichprobeninventur gut abschätzen. „Der Einsparungsfaktor gegenüber einer Vollinventur liegt bei über 330. Somit konnten wir die Investitionen für die Stichproben-Software bereits im ersten Jahr mehrfach wieder hereinspielen“, erinnert sich Weber.

Im März entschied man sich für die Lösung Stasam von Stat Control und zwei Monate später fand die Generalprobe statt. „Aufgrund unserer Erfahrungen mit dem aufgelösten Lager habe ich auf diesen Test bestanden“, erklärt Weber. Auf Basis der Artikelstammdaten errechnete Stasam hierfür die zu zählenden Lagerpositionen. Bei Max Mothes umfasste die Stichprobe exakt 836 Artikel, die problemlos an einem Tag geprüft werden konnten. Mit dem Erfassen der Mengen beauftragte Weber zwölf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich in sechs Zähltrupps organisierten.

Inventur erledigt
Für zusätzliche Sicherheit sorgten die mobilen Datenerfassungsgeräte (MDE), mit denen die Zählmengen gleich am Lagerort eingegeben und an Stasam beziehungsweise einen PC im Lager übertragen wurden. Dort wurden Buch- und Zählwerte abgeglichen, so dass Abweichungen sofort auffielen. „In solchen Fällen konnten wir gleich nachzählen lassen, wodurch sich die meisten Differenzen aufklärten“, erklärt Weber.

Der gesamte Prozess wurde von den Inventurexperten von Stat Control begleitet und ausgewertet – am Abend desselben Tages lag das Ergebnis vor. „Zu meiner größten Überraschung hatten wir bereits mit unserer Generalprobe die gesetzlichen Anforderungen an eine Stichprobeninventur erfüllt“, berichtet der Logistikleiter. Das Thema der Bestandsermittlung war somit für Max Mothes erledigt und Weber bekennt: „Die Inventur wird uns erst 2013 wieder beschäftigen. Da freue ich mich jetzt schon drauf“.

Hintergrund: Max Mothes GmbH
Max Mothes ist Großhändler und Produzent von Schrauben aller Art. 90.000 Lagerartikel und weit verzweigte Beschaffungswege werden durch eine eigene Fertigung ergänzt, die rund zehn Prozent zum Umsatz beiträgt. Fünf Prozent der Schrauben werden mit verzinkten oder anderweitig veredelten Oberflächen ausgeliefert. Mit seinem extrem breiten Sortiment beliefert das in Neuss beheimatete Unternehmen die Industrie, den Einzelhandel und andere Schraubengroßhändler.
Nach einer Insolvenz im Jahr 2011 gehört das ehemalige Familienunternehmen zur Schüring & Andreas Gruppe in Berlin. Im August 2012 gelang Max Mothes der Neustart. Pro Tag werden in Neuss 50 Paletten und 250 Pakete kommissioniert.

Hintergrund: Stat Control GmbH
Das in Hamburg beheimatete Software- und Beratungshaus Stat Control entwickelt seit 1991 ausschließlich Software für das effiziente Bestandsmanagement und zum Vereinfachen von Inventuren. Zu den Kunden zählen mittelständische Firmen ebenso wie internationale Konzerne aus Industrie und Handel.

StarWaRP ist eine Lösung für das objektive Bewerten von Lagerbeständen nach verschiedenen Risikofaktoren. StarWaRP steht für „Warehouse Risk Profiler“. Das mit dem „Innovationspreis IT 2012“ der Initiative Mittelstand ausgezeichnete Programm errechnet aus der Kombination mehrerer Einzelfaktoren für jeden gelagerten Artikel eine Risiko-Kennziffer. Die Artikel können auf dieser Basis in Risiko-Clustern zusammengefasst werden. Damit ergibt sich eine ABC-Kategorisierung, die nicht allein auf dem Wert, sondern auf einem unternehmensspezifischen Risikoprofil basiert.

Die Produkte STASAM und STASEQ nutzen die in Deutschland, Österreich, der Schweiz sowie anderen Ländern gesetzlich festgelegte Möglichkeit der so genannten Stichproben-Inventur. Die Programme bieten Lösungen für alle Unternehmen ab etwa 1.000 Lagerpositionen und senken den Inventuraufwand um etwa 95%. Sie eignen sich zudem perfekt für unterjährige Bestandskontrollen. Die Systeme sind zertifiziert und mit allen ERP- beziehungsweise Warenwirtschaftssystemen kompatibel.

Das elektronische Aufnahmeverfahren STACOL ermöglicht die Aufnahme der Zählmengen direkt am jeweiligen Lagerort mit Hilfe mobiler Erfassungsgeräte. Die Eingabe erfolgt entweder per Tastatur oder sprachgesteuert. Soll-Ist-Abweichungen erkennt STACOL gleich bei der Eingabe und gibt entsprechende Warnungen aus. Damit können Zählfehler direkt bei der Aufnahme korrigiert werden.

Neben ausgereiften und bewährten Systemen bietet Stat Control qualifizierte Beratungs- und Service-Leistungen rund um die Stichprobeninventur.